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如何获得充足的 IT预算

最后更新:2020-12-08   

       大多数的CIO每年都要面对IT开支下调的压力,IT开支基本上维持不变或只是略有增加。实际上略有增加主要是因为人力资源成本的上升和维护成本的上升。然而,不管是经济下行、企业文化还是其它原因,少数一些CIO看上去还是那么“奢华”,依旧可以获得充足的预算。我们认为在任何情况下,获得充足的IT预算都是一项技能。关于如何让充足的IT预算获得批准,本文提供了几条原则。(这里我们只考虑在公司正常运作的时候的预算审批问题。在特殊的情况下(比如集资,IPO,M&A),如何获得预算完全是另外一回事)。


  我不喜欢把事情过分简单化。但是获得充足的IT预算的两条重要原则是:伟大的项目伟大的推销

  伟大的项目

  你可以问任何一个CIO,他至少会有3到4个项目在同时进行(很可能只有少的可怜的预算)。低预算的主要原因是大多数被提交到了董事会(或委员会等)项目都不符合公司战略上的需要。如果你看看IT项目分类图表——你的大多数IT预算都到哪儿去了呢?大多数CIO在spenGrid2d图表里的最高数额的预算都是:“支持”相关的项目(主要因为这些项目对支持当前的运营十分关键),和“工厂”相关的项目(这些项目可以提高生产效率)。虽然这两种类型的项目是重要的——但是只要这些项目还被当成“不可避免的灾祸”而不是增值活动,那么这些项目就会持续面对预算下调的压力。伟大的项目是那些可以“扭转乾坤”的项目和具有“战略意义”的项目。这些项目有希望能增加收益。——它们的上线和底线成为了区分公司是否在稳步上升的标志。

  识别出具有战略意义的项目有很多方法——包括系统化创新思维(我本人就是支持者),头脑风暴,深入思考(Deep Diving),策略研讨会等创新方法。我会在我的其他文章中详细阐述这些主题的。但是有一件事情可以确定,那就是具有战略意义的项目很少能通过观察竞争对手的行动而识别出来。

  对于任何一个CIO来说,首先评估一下他的项目在上面的策略图表的什么位置,这很有必要。一旦他确定这个项目是具有战略意义的或者可以扭转乾坤的,那就是进行下一个步骤的时候了——推销这个项目。

  伟大的推销

  大多数CIO/CTO都需要获得一些委员会,董事会或一个负责他们IT预算的人的批准。为了获得预算,只有一个伟大的项目(或直线上升中的项目)是不够的。很多时候最有希望的项目反而因为预算的缺乏而搁浅。虽然创意很好,但是CIO通常忽略了什么问题呢——项目需要被推销。这是我给出的四个简单的规则,可以让你更有效地把你的项目推销给你的董事会。

  1,谈商业

  用这个项目将如何提高收益和生产效率做一个开场白。把数据呈现出来。不要像平时那样对业务需求,方法,规范的方法等侃侃而谈。没有人对那些感兴趣。谈“金钱”,谈“客户”,谈“差异化”,不要谈规格说明书。

  2,制造影响

  去掉power point的展示。power point并不能出售,只会让听众往死里厌烦。你可以——创建一个系统/应用程序的原型(也许只有一两个功能)。如果那不可能——试着制作一段关于你的创意的视频或Flash动画。有时角色扮演也是一个好主意。你需要DEMONSTRATE你的创意(而不是在power point上展示它)。如果你一定要使用power point,请确保它可以在直观上展示你的创意和项目的收益。

  3,推销情感

  所有言论和行动——业务是人来进行的,并且人都是情绪化的(尽管他们也许会声称他们是理性的)。为了推销这个项目,让董事会/委员会的每一个人都相信你的项目是很有必要的(这在下个阶段也可以应用到项目团队)。每一个人都想成为成功的企业的一员。为了确保审批委员会在心理上接受你的项目,你首先需要相信自己的项目创意并热爱它。其次,你需要描绘(实实在在地让委员会的成员可以预见到)最终的结果。第三,你需要全面的考虑一下,然后制定出如何让这个委员会成为这个伟大的项目的一部分的计划(只是刚刚超过批准的资金)。你需要获得他们的支持,并且让他们感觉自己很有先见之明

  4,要灵活

  如果你的项目是一个长期的项目(一年以上),全面地考虑一下你的项目,然后定期地把实际的收益交付给公司。为了成功交付这些收益,要专款专用。那些成功的管理了第二,第三和第四轮投资的创业公司,有很多地方值得我们学习。他们定期地交付收益。很难找到一个人愿意一次性地投资一个为期三年项目。最后我离开了你,因为你含含糊糊不做事。

  在争取IT预算/项目计划的时候,这些事情千万不要做:

  1,做烦人的power point展示

  2,讨论方法,方法论,功能上和技术上的说明(如果被要求的话,也可以帮助准备)

  3,谈论以前失败的项目

  4,让你的IT供应商来做宣传(也许在产生这个创意的时候,你得到过他的帮助)

  5,请求少于必需的预算

  有时专业人士可以帮助你宣传你的项目。很多时候,内部沟通会帮助宣传你的项目,或者市场部门也许会愿意帮助你建立这种宣传。对于一个没有市场和沟通背景的技术型的CIO来说,本文给你提供了一个市场方面的简短培训。

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